PDCA : Perbaikan Kualitas Berkelanjutan Dengan Siklus Berulang

PDCA (Plan, Do, Check, Act) adalah suatu siklus pengelolaan yang digunakan untuk perbaikan berkelanjutan dalam proses, produk. Sistem. PDCA atau siklus Deming, yang sering dikaitkan dengan ahli manajemen kualitas, William Edwards Deming dalam buku “Out of the Crisis” Penulis: W. Edwards Deming Tahun: 1986

Latar belakang yang membawa Deming untuk menemukan konsep PDCA adalah pengalamannya selama bekerja di Jepang pada tahun 1950-an. Setelah Perang Dunia II, Jepang berusaha memulihkan ekonominya yang hancur. Pemerintah Jepang mengundang Deming untuk membantu meningkatkan kualitas produk dan produktivitas industri di negara tersebut.

Selama bekerja di Jepang, Deming menyadari bahwa pendekatan tradisional dalam manajemen, seperti inspeksi akhir produk, tidak cukup efektif untuk meningkatkan kualitas secara berkelanjutan. Deming mengembangkan pandangan baru yang berpusat pada perbaikan terus-menerus dan pengendalian kualitas di seluruh siklus hidup produk atau proses.

Deming menyadari bahwa perbaikan kualitas yang berkelanjutan memerlukan siklus yang terus berulang, di mana setiap tahap memiliki perannya sendiri. Inilah yang melahirkan konsep PDCA atau siklus Deming. PDCA adalah pendekatan berbasis tindakan berulang untuk meningkatkan kualitas, yang berfokus pada pengembangan rencana, implementasi, evaluasi, dan tindakan korektif.

Deming menekankan pentingnya pemikiran sistem, pengumpulan data, partisipasi semua anggota tim, dan perbaikan berkelanjutan dalam proses manajemen. Konsep PDCA menjadi landasan bagi banyak pendekatan manajemen kualitas, termasuk Metode POAC.

Dengan mengadopsi siklus PDCA, organisasi dapat terus-menerus melakukan perbaikan, mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan mengimplementasikan tindakan korektif. Pendekatan ini telah membantu perusahaan di berbagai industri untuk meningkatkan kualitas produk dan proses mereka, meningkatkan efisiensi, dan mencapai keunggulan kompetitif.

PDCA terdiri dari empat tahap yang saling terkait:

  1. Plan (Rencanakan): Tahap ini melibatkan perencanaan yang cermat sebelum melaksanakan tindakan. Di sini, tujuan, sasaran, dan langkah-langkah perbaikan yang ingin dicapai ditetapkan. Rencana ini harus jelas, terukur, dan realistis.
  2. Do (Laksanakan): Tahap ini melibatkan implementasi rencana yang telah dirancang. Tindakan yang direncanakan dijalankan sesuai dengan langkah-langkah yang telah ditentukan. Pada tahap ini, data dan informasi penting dikumpulkan selama pelaksanaan tindakan.
  3. Check (Periksa): Tahap ini melibatkan evaluasi dan pemeriksaan terhadap hasil yang telah dicapai. Data yang dikumpulkan selama pelaksanaan digunakan untuk membandingkan hasil dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini membantu mengidentifikasi penyimpangan, masalah, atau ketidaksesuaian antara hasil yang diharapkan dan hasil yang sebenarnya.
  4. Act (Tindak): Tahap ini melibatkan tindakan korektif berdasarkan hasil evaluasi pada tahap sebelumnya. Jika ada penyimpangan atau ketidaksesuaian, tindakan perbaikan yang sesuai diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Tindakan ini harus efektif, terukur, dan dapat diimplementasikan.

Setelah tahap Act selesai, siklus PDCA dimulai kembali dengan tahap Plan, sehingga membentuk pendekatan perbaikan berkelanjutan yang berulang.

Berikut adalah contoh yang jelas tentang bagaimana PDCA dapat diterapkan dalam suatu situasi, misalkan Anda bekerja di sebuah perusahaan manufaktur yang ingin meningkatkan efisiensi proses produksi mereka. Anda dapat menggunakan pendekatan PDCA untuk mencapai tujuan tersebut.

  1. Tahap Plan (Rencanakan):
    • Identifikasi tujuan: Misalnya, tujuan Anda adalah mengurangi waktu siklus produksi sebesar 20% dalam tiga bulan.
    • Kumpulkan data: Analisis data historis dan observasi langsung untuk memahami proses produksi saat ini.
    • Identifikasi penyebab masalah: Temukan penyebab utama yang menyebabkan waktu siklus produksi yang lama.
    • Rancang rencana: Buat rencana yang jelas dan terukur untuk mengatasi penyebab utama dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Misalnya, memperbaiki alur kerja, mengurangi waktu penyiapan mesin, atau meningkatkan koordinasi antar tim.
  2. Tahap Do (Laksanakan):
    • Implementasikan rencana yang telah dirancang. Terapkan perubahan dan tindakan yang direncanakan dalam proses produksi.
    • Pastikan semua anggota tim terlibat dan memahami perubahan yang akan dilakukan.
    • Lakukan perubahan sesuai rencana yang telah ditetapkan dan dokumentasikan semua tindakan yang diambil.
  3. Tahap Check (Periksa):
    • Monitor proses produksi yang telah mengalami perubahan. Kumpulkan data mengenai waktu siklus produksi yang baru.
    • Bandingkan data dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi apakah target pengurangan waktu siklus produksi sebesar 20% tercapai.
    • Analisis data dan hasil evaluasi untuk mengidentifikasi apakah ada perbedaan antara hasil yang diharapkan dan hasil yang sebenarnya.
  4. Tahap Act (Tindak):
    • Jika tujuan tidak tercapai, identifikasi penyimpangan atau hambatan yang menghambat pencapaian target.
    • Ambil tindakan korektif untuk mengatasi penyimpangan atau hambatan yang ditemukan. Misalnya, perbaiki alur kerja yang belum optimal atau tingkatkan pelatihan karyawan.
    • Terapkan perubahan yang diperlukan berdasarkan tindakan korektif yang diambil.
    • Setelah tindakan korektif dilakukan, ulangi siklus PDCA untuk memantau dan mengevaluasi dampak perubahan yang baru.

Proses ini berlanjut dengan kembali ke tahap Plan untuk merencanakan perbaikan berikutnya. Dengan menerapkan siklus PDCA secara terus-menerus, perusahaan dapat mencapai perbaikan berkelanjutan dalam efisiensi produksi mereka.

Gambar : Penulis bersama seorang alumni berbagi pengalaman  dengan mahasiswa

Banyak perusahaan di berbagai industri yang mengadopsi pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Act) atau siklus Deming dalam upaya mereka untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi. Berikut adalah beberapa contoh perusahaan yang terkenal menggunakan konsep PDCA:

  1. Toyota Motor Corporation adalah salah satu perusahaan otomotif terkemuka yang menggunakan filosofi manajemen yang didasarkan pada PDCA, yang dikenal sebagai Toyota Production System (TPS) atau Lean Manufacturing. Pendekatan ini membantu Toyota dalam mencapai perbaikan berkelanjutan dalam kualitas, produktivitas, dan pengurangan pemborosan.
  2. Sony Corporation, perusahaan elektronik dan hiburan global, juga menerapkan konsep PDCA dalam manajemen mereka. Sony menggunakan siklus PDCA untuk mengoptimalkan proses produksi, mengendalikan kualitas produk, serta untuk perbaikan berkelanjutan dalam inovasi dan pengembangan produk baru.
  3. General Electric (GE) adalah perusahaan konglomerat multinasional yang beroperasi di berbagai sektor industri, termasuk energi, transportasi, dan peralatan medis. GE menerapkan metode PDCA dalam upaya mereka untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memperbaiki kualitas produk dan layanan.
  4. Procter & Gamble (P&G): adalah perusahaan konsumen terkemuka yang menghasilkan berbagai produk rumah tangga, perawatan pribadi, dan produk kebersihan. P&G menggunakan siklus PDCA dalam praktik manajemen mereka untuk terus meningkatkan efisiensi produksi, kualitas produk, dan respons terhadap kebutuhan konsumen.
  5. Intel Corporation, produsen terkemuka dalam industri semikonduktor, menerapkan konsep PDCA untuk mengoptimalkan proses produksi chip, meningkatkan efisiensi produksi, dan mengatasi masalah kualitas. PDCA digunakan sebagai pendekatan berkelanjutan untuk inovasi dan perbaikan dalam manajemen produksi mereka.

Perlu diingat bahwa PDCA bukanlah metode yang terbatas pada industri-industri ini saja. Banyak perusahaan di berbagai sektor, termasuk manufaktur, teknologi, layanan, dan lainnya, telah mengadopsi pendekatan PDCA untuk meningkatkan kualitas, produktivitas, dan efisiensi mereka.

Metode PDCA (Plan, Do, Check, Act) atau siklus Deming memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Kelebihan PDCA:

  1. Pendekatan berkelanjutan: PDCA mempromosikan perbaikan berkelanjutan melalui siklus yang terus berulang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk terus-menerus mengidentifikasi dan mengatasi masalah, serta meningkatkan kualitas, efisiensi, dan efektivitas proses mereka.
  2. Pemikiran sistem: PDCA mendorong pemikiran sistem yang holistik. Pendekatan ini mempertimbangkan hubungan antara berbagai elemen dalam organisasi dan mendorong perbaikan di semua tingkatan, dari proses individu hingga proses yang lebih luas.
  3. Berbasis pada data: PDCA mendorong pengumpulan dan analisis data yang obyektif. Pendekatan ini membantu dalam pengambilan keputusan yang informasional dan dapat diandalkan, serta memastikan tindakan yang diambil berdasarkan fakta dan bukti.
  4. Peningkatan kualitas dan efisiensi: Dengan siklus PDCA yang terus berulang, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah, mengevaluasi penyebabnya, dan mengambil tindakan korektif. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan kualitas produk dan layanan, serta peningkatan efisiensi operasional.

Kekurangan PDCA:

  1. Keterbatasan dalam menghadapi perubahan besar: Metode PDCA terutama efektif untuk perbaikan bertahap dan perubahan inkremental. Namun, ketika dihadapkan pada perubahan besar atau transformasi organisasi, pendekatan lain yang lebih komprehensif mungkin diperlukan.
  2. Tergantung pada kualitas data yang akurat: Efektivitas PDCA tergantung pada kualitas data yang digunakan untuk evaluasi dan pengambilan keputusan. Jika data yang dikumpulkan tidak akurat atau tidak representatif, maka hasil evaluasi dan tindakan yang diambil mungkin tidak tepat.
  3. Membutuhkan keterlibatan dan komitmen semua anggota tim: PDCA membutuhkan partisipasi dan komitmen dari semua anggota tim untuk melibatkan diri dalam siklus perbaikan berkelanjutan. Jika tidak ada keterlibatan yang cukup atau kurangnya komitmen, implementasi PDCA mungkin tidak berhasil.
  4. Menggunakan sumber daya yang signifikan: Implementasi PDCA memerlukan pengumpulan data, analisis, dan pelaksanaan tindakan korektif. Hal ini memerlukan waktu, tenaga, dan sumber daya lain yang signifikan untuk mengimplementasikan siklus PDCA dengan efektif.

Penting untuk diingat bahwa keberhasilan penggunaan metode PDCA tergantung pada penerapannya yang tepat, komitmen organisasi, dan pengelolaan yang baik.

Beberapa buku dan artikel yang mengulas tentang PDCA (Plan, Do, Check, Act) atau siklus Deming:

  1. Judul: “Out of the Crisis” Penulis: W. Edwards Deming Tahun: 1986 Penerbit: The MIT Press Penjelasan: Buku ini ditulis oleh William Edwards Deming, ahli manajemen kualitas yang dikaitkan dengan pengembangan PDCA. Buku ini membahas konsep dan prinsip-prinsip yang mendasari PDCA serta pentingnya memahami sistem dan proses dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas.
  2. Judul: “The Deming Management Method” Penulis: Mary Walton Tahun: 1986 Penerbit: Perigee Trade Penjelasan: Buku ini menjelaskan tentang konsep-konsep manajemen yang diajarkan oleh W. Edwards Deming, termasuk PDCA. Mary Walton menggambarkan bagaimana penerapan PDCA dapat membantu organisasi dalam mencapai perbaikan berkelanjutan, efisiensi, dan kualitas.
  3. Judul: “The PDCA Handbook” Penulis: Roderick A. Munro-Faure Tahun: 1992 Penerbit: Quality Press Penjelasan: Buku ini memberikan panduan praktis tentang konsep PDCA dan implementasinya dalam berbagai lingkungan organisasi. Roderick A. Munro-Faure menjelaskan bagaimana merencanakan, melaksanakan, memeriksa, dan bertindak untuk mencapai perbaikan berkelanjutan dan pengendalian kualitas.
  4. Judul artikel: “The Plan-Do-Study-Act Cycle: Just Another Name for the Scientific Method?” Penulis: Brian D. Sperling Tahun: 2004 Penerbit: Journal for Healthcare Quality Penjelasan: Artikel ini membahas hubungan antara PDCA dengan metode ilmiah. Penulis menjelaskan bahwa PDCA mirip dengan metode ilmiah yang digunakan dalam penelitian dan pengembangan. Artikel ini menjelaskan bagaimana PDCA dapat diterapkan dalam konteks perbaikan kualitas di industri perawatan kesehatan.

Beberapa Tulisan dari Penulis :

Pengaruh Kepemimpinan tranformasional, budaya organiasi, kopentensi karyawan terhadap loyalitas karyawan di Badan Usaha Milik Daerah – repo unpas. (2023). Retrieved 27 August 2023, from http://repository.unpas.ac.id/62662/

Ahmad Prayudi, & Imas Komariyah. (2023). THE IMPACT OF WORK MOTIVATION, WORK ENVIRONMENT, AND CAREER DEVELOPMENT ON EMPLOYEE JOB SATISFACTION. Jurnal Visi Manajemen9(1), 100-112. doi: 10.56910/jvm.v9i1.268

Pratiwi, H., PRAYUDI, A., SINAGA, K., MAHYUDANIL, M., & ADITI, B. (2022). PENGARUH HARGA DAN KUALITAS PELAYANAN SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP KEPUASAN PELANGGAN PT. HERFINTA FARM AND PLANTATION. Journal Of Global Business And Management Review4(2), 72. doi: 10.37253/jgbmr.v4i2.7268

Pratiwi, H., Mendrofa, S., Zega, Y., Prayudi, A., & Sulaiman, F. (2022). Budaya Organisasi Dan Stress Kerja: Pengaruh Terhadap Kinerja Karyawan PT. Herfinta Farm And Plantation. Ekonomi, Keuangan, Investasi Dan Syariah (EKUITAS)4(2), 505-511. doi: 10.47065/ekuitas.v4i2.2592

Amelia, W., Prayudi, A., Khairunnisak, K., Pratama, I., & Febrizaldy, F. (2022). Edukasi Warga Desa Sembahe Baru Dalam Rangka Peningkatan Penghasilan Melalui Ekonomi Kreatif Pengolahan Sampah Plastik. Pelita Masyarakat4(1), 92-100. doi: 10.31289/pelitamasyarakat.v4i1.7378

Sinaga, R., Sinaga, K., Prayudi, A., Pratiwi, H., & Sulaiman, F. (2022). Kepuasan Pelanggan sebagai Faktor Kualitas Pelayanan PT. Mada Graha Nagata dengan Multi Attribute Attitude Model. Ekonomi, Keuangan, Investasi Dan Syariah (EKUITAS)4(1), 198-202. doi: 10.47065/ekuitas.v4i1.2086

Chairunnisa, S., & Prayudi, A. (2022). Pengaruh Fluktuasi Kurs Mata Uang terhadap Harga Saham Pt. Bank Central Asia, Tbk di Indonesia. Economics, Business And Management Science Journal2(2), 108-116. doi: 10.34007/ebmsj.v2i2.293

Prayudi, A. (2022). ANALISIS PENGARUH PENGGAJIAN, FASILITAS KERJA DAN GAYA KEPEMIMPINAN TERHADAP KINERJA KARYAWAN PD. PEMBANGUNAN KOTA BINJAI. JURNAL MANAJEMEN8(1), 17-30. Retrieved from http://www.ejournal.lmiimedan.net/index.php/jm/article/view/154

Gea, N., Effendi, I., & Prayudi, A. (2021). Pengaruh Manajemen Modal Kerja Terhadap Kinerja Keuangan Pada Perusahaan Sektor Transportasi Yang Terdaftar Di Bursa Efek Indonesia. Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Bisnis (JIMBI)2(2), 146-152. doi: 10.31289/jimbi.v2i1.456

Ritonga, S., Effendi, I., & Prayudi, A. (2021). Pengaruh Struktur Modal Terhadap Kinerja Keuangan Perusahaan Consumer Goods di BEI. Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Bisnis (JIMBI)2(2), 86-95. doi: 10.31289/jimbi.v2i1.383

Prayudi, A. (2021). KEPUASAN KERJA DAN MOTIVASI KERJA PENGARUHNYA TERHADAP PRODUKTIVITAS KERJA KARYAWAN PD. PEMBANGUNAN KOTA MEDAN. Jurnal Ilmu Manajemen METHONOMIX4(2), 75-84. Retrieved from https://ejurnal.methodist.ac.id/index.php/methonomix/article/view/1109

Latief, A., Ramadansyah, J., Wijoyo, H., Prayudi, A., & Putra, R. (2021). The Influence of Work Motivation and Organizational Culture to Employee Performance. Retrieved 27 August 2023, from https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3926924

Sinaga, I., Lubis, A., & Prayudi, A. (2020). PENGARUH INTERNET FINANCIAL REPORTING (IFR) DAN TINGKAT PENGUNGKAPAN INFORMASI WEBSITE TERHADAP FREKUENSI PERDAGANGAN SAHAM PADA PERUSAHAAN PERTAMBANGAN YANG TERDAFTAR DI BEI. Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Bisnis (JIMBI)1(2). doi: 10.31289/jimbi.v1i2.394

Br Lubis, H., Effendi, I., & Prayudi, A. (2020). PENGARUH TINGKAT MODAL KERJA TERHADAP HARGA SAHAM PADA PERUSAHAAN OTOMOTIF & KOMPONEN YANG TERDAFTAR DI BEI PERIODE 2014 – 2018. Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Bisnis (JIMBI)1(2). doi: 10.31289/jimbi.v1i2.396

Brahamana, N., & Prayudi, A. (2020). Analisis Profitabilitas Dalam Pemberian Kredit Pada Koperasi Kredit Unam Berastagi. Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Bisnis (JIMBI)1(1), 131-140. Retrieved from https://mail.jurnalmahasiswa.uma.ac.id/index.php/jimbi/article/view/376

Prayudi, A. (2020). PENGARUH GAYA KEPEMIMPINAN TRANSFORMASIONAL TERHADAP KINERJA KARYAWAN DENGAN MOTIVASI KERJA SEBAGAI VARIABEL INTERVENING (STUDI PADA KARYAWAN PD. PEMBANGUNAN KOTA BINJAI). JURNAL MANAJEMEN1(2), 63-72. Retrieved from http://www.ejournal.lmiimedan.net/index.php/jm/article/view/128

Prayudi, A., & Tanjung, M. (2018). ANALISIS KINERJA PERUSAHAAN DENGAN METODE BALANCED SCORECARD PADA PT. RIA BUSANA MEDAN. JURNAL MANAJEMEN4(2), 126-130. Retrieved from http://www.ejournal.lmiimedan.net/index.php/jm/article/view/33

Prayudi, A. (2017). PENGARUH KEPEMIMPINAN DAN LINGKUNGAN KERJA TERHADAP KINERJA KARYAWAN PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN. JURNAL MANAJEMEN3(2), 20-27. Retrieved from http://ejournal.lmiimedan.net/index.php/jm/article/view/10

Prayudi, A., & Ilhammi, N. (2015). ANALISIS RASIO UTANG ATAS MODAL DAN UKURAN PERUSAHAAN TERHADAP PENGEMBALIAN SAHAM PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR YANG TERDAFTAR DI BURSA EFEK INDONESIA. JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS : Jurnal Program Studi Akuntansi1(2). Retrieved from https://www.ojs.uma.ac.id/index.php/jurnalakundanbisnis/article/view/1723

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *